Projektbegleitung
Sind wir uns doch ehrlich: das Leben besteht aus dem Alltag – und vielen größeren und kleineren Projekten. Jede Veränderung, jede Weiterentwicklung, jede Korrekturschleife wird gerne in ein Projekt gegossen, und das ist gut so.
Eines haben Projekte aber auch gern gemeinsam: sie müssen parallel zum Alltagsgeschäft ablaufen. Und selbst bei bester Planung bleiben da Beeinflussungen, Überlappungen und Störungen nicht aus. Unternehmensintern ist das aufgrund von Strukturen, Hierarchien und persönlichen Beziehungen auch für den besten Projektleiter oft gar nicht so einfach zu lösen.
Da macht Hilfe von außen Sinn. Eine externe Projektbegleitung unterstützt den Projektleiter mit fachlichem Know-How und nötigenfalls auch hands on. Ein objektiver Blick für das Wesentliche ohne betriebliche Scheuklappen, eine von persönlichen Emotionen unbeeinflusste Analyse und Lösungssuche und ein neutraler Moderator bei Reibungen mit internen und externen Projektpartnern helfen über so manche Stolpersteine hinweg und halten das Projekt auf Kurs. Und hin und wieder schadet auch ein „externer Blitzableiter“ nicht…
Projektidentifikation
Ein guter Beginn ist immer ein möglichst ehrlicher Blick auf die Ausgangssituation.
- Wie ist die Ausgangslage, was ist der Auslöser für eine Veränderung der Situation?
- Was ist davon alles betroffen, welche Chancen und Risken ergeben sich daraus?
- Gibt es Synergien oder Überschneidungen mit anderen aktuellen oder zukünftigen Projekten, was muss alles berücksichtigt werden?
- Bringt es wirklich weiter, oder ist es nur eine Alibiaktion?
- Und vor allem: macht es wirklich Sinn?
Projektzieldefinition
Zu wissen wohin man eigentlich will, was erreicht werden soll – klingt selbstverständlich, hilft ungemein und ist doch oft nicht so klar.
- Was genau wollen wir mit dem Projekt erreichen?
- Wie werden die Ergebnisse umgesetzt, und welche Auswirkungen hat das?
- Was ist alles Teil des Projektes?
- Und mindestens genauso wichtig: was ist alles nicht Teil des Projektes, welche Ziele und Erwartungen können und sollen damit nicht erfüllt werden?
Projektplanung
Zeitgemäßes Projektmanagement muss flexibel sein, auf Veränderungen rasch reagieren können – eine gute Planung eröffnet dafür die Spielräume.
- Wen brauchen wir in unserem Projekt, welche internen und externen Ressourcen sind notwendig?
- Wer will und soll aller mitreden, wer muss informiert werden, wer sollte besser nicht zu viel erfahren?
- Wie kann ein sinnvoller Ablauf aussehen?
- Wie lang kann das Projekt dauern, und was wären sinnvolle Meilensteine?
- Wer kann und darf zu welchem Zeitpunkt Entscheidungen treffen?
- Und wie bringen wir das ganze auf Schiene?
Projektorganisation
Flexibilität ist wichtig, manche Dinge brauchen dennoch eine klare Definition.
- Wer spielt welche Rolle im Projekt?
- Wer hat den Lead und trifft Entscheidungen, wer arbeitet zu?
- Wie setzen sich die Steuerungsgremien zusammen, und wie stark und oft werden sie eingebunden?
- Wie funktioniert die Zusammenarbeit im Projekt, wie die Kommunikation, welche Werkzeuge sind notwendig?
- Wie und was wird dokumentiert?
- Und wie funktioniert das Zusammenspiel mit dem Leben außerhalb des Projektes?
Projektbegleitung
Hier kann ein externer Begleiter die größte Hilfe sein – als Berater, Moderator, Mediator und Blitzableiter.
- Wie gehen wir mit kleineren und größeren Stolpersteinen und Hindernissen um?
- Wie schaffen wir die Einhaltung des Zeitplans und der budgetierten Ressourcen?
- Wer kommuniziert wie mit den Stakeholdern?
- Oder anders formuliert: wie kommen wir zu einem bis zum Abschluss reibungslosen Ablauf?
Projektabschluss und -evaluation
Fertig! Oder doch noch nicht ganz...
- Wie bringen wir die Ergebnisse jetzt rasch und reibungslos in den Alltag?
- Wie kommunizieren wir das nach innen und außen?
- Und was folgt als nächstes?